Mit digitalen Lösungen Know-how in KMU sichern

Die Gründe für einen Wissensverlust in Betrieben sind verschieden. Einer davon ist, wenn sich Mitarbeitende in den Ruhestand verabschieden. Das kann ernsthafte Folgen für den Gesamtbetrieb haben. Denn oft gehen Jahrzehnte an Erfahrung und wertvolles Fachwissen verloren. Abhilfe schaffen digitale Lösungen für ein modernes Wissensmanagement. 

Langjährige Beschäftigte haben oft ein tiefes Verständnis für spezifische Prozesse und Herausforderungen in ihrem Unternehmen. Wenn sie ihren Betrieb altersbedingt verlassen, hat das verschiedene Auswirkungen: Es entstehen Wissenslücken, Arbeitsabläufe werden möglicherweise unterbrochen, was letztendlich zu einer Verringerung der Produktivität führen kann. Nicht selten haben diese Beschäftigten ein umfangreiches Kontaktnetzwerk, dessen Verlust bestehende Geschäftsbeziehungen beeinträchtigen kann. Zudem steigen die Personalkosten für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender, um die entstandenen Wissenslücken möglichst zu schließen.

Wissenssicherung mit KI braucht ein gutes Fundament 

Besonders hart kann es Betriebe treffen, wenn sich Expertenwissen auf wenige Köpfe verteilt und das Wissen nicht ausreichend dokumentiert oder geteilt wird. Laut einer Studie zur Wissensbilanz vom Fraunhofer-Institut betrachten rund 60 Prozent der teilnehmenden Unternehmen den Wissensverlust als eines der größten Risiken für den Unternehmenserfolg. Hier ist gutes Wissensmanagement gefragt. Das bedeutet: Das Know-how zu identifizieren, systematisch und rechtzeitig zu sichern und innerhalb eines Unternehmens zugänglich zu machen.

Strukturierte Übergaben, Mentoring-Programme, Einführung interner Wikis oder altersgemischte Teams sind Beispiele dafür, wie das Know-how in Unternehmen erhalten bleiben kann. Ein oft ungenutztes Potential bietet die Künstliche Intelligenz (KI), die laut Bitkom-Studie erst von 11 Prozent der Betriebe für ein internes Wissensmanagement genutzt wird.

Mit digitaler Wissens- und Erfahrungssicherung in Betrieben beschäftigt sich seit einigen Jahren Lara Nawrath. Sie ist selbst in einer Handwerksfamilie aufgewachsen und überzeugt, dass kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) KI-Potenzial für ihre Wissenssicherung bedarfsgerecht und datenschutzkonform nutzen können. Mit ihren Kollegen hat sie das Start-up bluvero gegründet und teilt ihre Erfahrung im Interview mit Faktor A.

Faktor A (FA): Frau Nawrath, warum ist digitale Wissenssicherung im Betrieb wichtig und welche Rolle spielt sie?

Lara Nawrath (LN): Wenn erfahrene Mitarbeitende in Rente gehen, geht mit ihnen häufig Wissen verloren, das nie dokumentiert wurde. Ich komme aus einer Schreiner-Familie, das ist ein guter Use Case. In vielen Betrieben wird wenig digitalisiert und die Prozesse sind oft veraltet. Gerade in Zeiten des demografischen Wandels ein Problem, das immer mehr Betriebe spüren. 

Eine gut aufbereitete Wissensdatenbank verändert den Arbeitsalltag und bietet mehrere Vorteile. Wenn es z. B. um Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder um Auszubildende geht, können sie sich zum einen selbst in Prozesse einlesen oder einarbeiten, um eine gewisse Basis zu schaffen. Zum anderen haben sie die Sicherheit, jederzeit alles nachschauen zu können. Langjährige Mitarbeitende werden wiederum weniger für Fragen unterbrochen, da sich einiges durch die digitalen Materialien klären lässt. Natürlich lässt sich keine Einarbeitung komplett durch digitales Wissensmanagement ersetzen und das ist auch gut so, aber es kann effizienter und gleichzeitig angenehmer für beide Seiten gemacht werden.

Zusätzlich haben Betriebe die Sicherheit, dass Arbeitsprozesse und weiteres Erfahrungswissen gesichert ist und Abhängigkeiten von Schlüsselpersonen reduziert sind. Es sorgt auch dafür, dass bereits bekannte Probleme nicht erneut angegangen werden müssen und die Prozessqualität durch etablierte und standardisierte Vorgehensweisen steigt.  

FA: Wie funktioniert digitale Wissenssicherung mit KI-Einbindung genau?

LN: Bei unserer Lösung ist es so, wenn eine erfahrene Mitarbeiterin oder ein erfahrener Mitarbeiter in einem Jahr in Rente geht, fangen wir an, die Arbeitsprozesse zu dokumentieren. Wichtig ist, dass sie gesichert sind, um Fragen möglichst zu reduzieren und Einarbeitung effizienter zu gestalten. 

Mitarbeitende nehmen während der Arbeit viel auf, erhalten aber auch konkret gesammelte Fragen oder Anwendungsfälle aus dem gesamten Team. Am häufigsten werden hier Fotos in Kombination mit transkribierten Sprachmemos verwendet. Diese Daten fließen in unsere Plattform, können dort weiterbearbeitet oder auch mit KI-Unterstützung aufbereitet werden. Im Alltag sind sie dann am Handy, Tablet oder Computer abrufbar und können entweder als ganze Module durchgearbeitet werden oder aber es werden einzelne Infos per Suchfunktion sowie QR-Codes an Maschinen schnell aufgerufen.

Bei manchen Unternehmen ist zusätzlich zur Prozesssicherung eine Dokumentation von Baustellen relevant, damit der Betrieb bei Kunden besser abrechnen kann, d. h. es werden Fotos und Angaben zum Wetter aufgrund von möglichen Zuschlägen gemacht.

Das praktische an der KI-Einbindung ist, dass Wissen schnell gefunden wird. Sie müssen gar nicht mehr in Strukturen denken bzw. eine Struktur kennen. Es reicht, wenn Sie die KI fragen. Ich kann es aber nachvollziehen, dass manche Betriebe Wert auf ihre Strukturen legen. In einer Schreinerei kann eine Struktur folgendermaßen aussehen: Diese Prozesse gehören zu Werkbänken, diese zur Montage, diese zu Lackierarbeiten oder zu Kundenterminen. Der große Vorteil ist, dass Sie diese Gruppen nicht zu kennen brauchen. Das ist ähnlich wie wenn Sie einen Dateiexplorer haben und ein Stichwort in ein Suchfeld eingeben. Die KI ist nur schneller. Das ist als ob Sie einem Bibliothekar Fragen stellen würden, und er liefert Ihnen innerhalb kürzester Zeit eine Antwort, weil er alle Bücher gelesen hat.

FA: Es erleichtert den Arbeitsalltag enorm, wenn Betriebe auf ihr Know-how schnell zugreifen können. Angenommen ein Unternehmen plant sein Wissen zu sichern, haben Sie Tipps für den Einstieg?

LN: Betriebe sollen sich zuerst die Frage stellen, wie sie das Wissen sichern möchten und welche Möglichkeiten sie aus technischer Sicht haben. Sie können Sprachaufnahmen machen, Texte und Fotos erstellen oder Videos aufnehmen. Wir haben z. B. Bodycams getestet; es wird am Helm eine Kamera befestigt und aufgenommen, wie derjenige arbeitet und dabei seine Arbeitsabläufe kommentiert.

Die nächste Frage ist, mit welchen Personen sie das Projekt angehen möchten. Bei kleineren Teams können alle Mitarbeitenden miteinbezogen werden, bei größeren Teams bietet sich an, mit einem Teil-Team die Lösung auszuprobieren und danach auf das Gesamtteam zu übertragen. Ich empfehle außerdem eine klare Zuständigkeit festzulegen, d. h. wer den Inhalt erstellt, wer die Fakten prüft und wer sie freigibt. Wichtig ist zu berücksichtigen, womit sich die beteiligten Mitarbeitenden wohlfühlen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es bei manchen besser funktioniert, wenn z. B. ein Azubi daneben steht und der Mitarbeiter den Prozess erklärt.
 
Das alles ist eine gute Vorarbeit für Betriebe. Hilfreich ist außerdem, eine Liste zu erstellen, welche Prozesse ich aufnehmen will und womit ich anfange.

FA: Gerade ältere Mitarbeitende spielen bei der Wissenssicherung eine entscheidende Rolle. Haben Sie aus der Zusammenarbeit mit den Betrieben Erfahrung, wie die Bereitschaft ist, am Aufbau einer Wissensdatenbank mitzuwirken?

LN: Ja, manche Beschäftigte sind den neuen Tools gegenüber aufgeschlossen, manche sind eher skeptisch. Wenn irgendwas Neues kommt, dann fragen sie sich: Wie mache ich das jetzt? Muss ich mir etwas Neues beibringen? Aber auch sie kann man überzeugen, wenn man das Thema langsam angeht, und sie sich damit anfreunden können. Es ist aber immer Unsicherheit dabei und auch Sorgen, dass sie z. B. ersetzt werden. Wir setzen unter den Aufnahmen oder Texten immer den Namen der jeweiligen Mitarbeitenden, damit man sieht, wer die Frage oder den Prozess zusammengefasst hat. Das hat auch mit Wertschätzung zu tun.

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Eine der größten Herausforderungen ist aus unserer Erfahrung nicht die Technik, sondern der Mensch: Eine Lösung nutzt einem Betrieb nur, wenn Mitarbeitende sie langfristig annehmen und aktiv in ihren Arbeitsalltag integrieren, statt sie nach der Einführung schnell wieder zu vergessen.

FA: Wie können Betriebe ihre Mitarbeitenden noch motivieren, ihr Wissen zu teilen?

LN: Als erstes sollten sie ihnen klar machen, was sie eigentlich alles wissen und wie essenziell dieses Wissen ist. Langjährige Beschäftigte wissen oft gar nicht, was sie alles wissen. Die Angst vor Ersetzbarkeit sollten die Betriebe unbedingt nehmen und eine gesunde Fehlerkultur schaffen, d. h. dafür sensibilisieren, dass es vollkommen in Ordnung ist, wenn eine Aufnahme nicht sofort passt. Sie sollten Mitarbeitende erwartungsoffen ausprobieren lassen. Oft hilft es, wenn die Geschäftsführung selber mitmacht und den Mitarbeitenden Wertschätzung für ihr Wissen ausspricht.

FA: Was würden Sie den Betrieben noch mitgeben, bevor sie mit ihrer Wissenssicherung starten, ohne dass sie mit der Dokumentation im Berufsalltag überlastet sind?

LN: Betriebe können klein anfangen, ohne sofort ein komplexes System entwickeln zu wollen. Einfache und kurze Prozesse ermöglichen es, die Vorgehensweise erstmal zu testen und anschließend zu verbessern. Meine Empfehlung ist außerdem, mit einem kleinen ausgewählten Kreis an Personen anzufangen, die sich auch interessiert zeigen. 

Wichtig ist auch, den Beschäftigten das Gefühl zu vermitteln, dass sie sich aktiv Zeit für die Wissenssicherung nehmen dürfen und sollen. Es passiert schließlich schnell, dass das Tagesgeschäft überhandnimmt. Ziel ist natürlich, dass Wissensmanagement irgendwann routiniert mitgedacht wird, am Anfang kann man aber ganz konkret Zeit dafür einplanen. Auch wenn Betriebe mit kleinen Projekten starten, sollten die restlichen Mitarbeitenden frühzeitig informiert werden, um niemanden auszuschließen.

FA: Vielen Dank für das Gespräch und die Tipps zum Thema Wissenssicherung in Betrieben Frau Nawrath!